Initiation
Im Rahmen des Initiation Prozesses wird die Machbarkeit eines Projekts bestimmt, bevor signifikanter Aufwand in die Planung und Durchführung des Projekts investiert wird.
Input
- Externe Objekte: Grundlegende Informationen zu Projektumfang und Kundenerwartungen
Prozessschritte
Ziel dieses Schrittes ist es, eine zuverlässige Informationsbasis für alle Folgeaktivitäten zu sammeln. Hierzu sind ebenfalls Informationen hinsichtlich vordefinierter Projekteinschränkungen (Zeitleiste, Budget, Scope …) zu analysieren.
Mit Hilfe eines Tools wird die Projektkategorie bestimmt. Auf dieser Grundlage werden die Rahmenbedingungen, Umfang sowie Ablauf des Projektmanagements (Mindestanforderungen) festgelegt.
Der Projektauftrag stellt sicher, dass alle Stakeholder einen Überblick über das Projekt haben. Hierzu werden die Anforderungen und Projektziele dokumentiert, sowie die groben Projektkosten in Abhängigkeit vom definierten Projektumfang, von der Zeitleiste und von Schätzungen hinsichtlich der benötigten Ressourcen festgelegt.
Der Projektauftrag stellt das initiale Planungsdokument dar und wird durch die Abnahme durch die Schlüsselstakeholder komplettiert. Ebenso ist der Projektauftrag Input für den Projektplan und wird in weiterer Folge durch diesen ersetzt.
Im Rahmen des Quality Gates Initiation wird die Qualität der im erstellten Projektauftrag enthaltenen Informationen hinsichtlich Vollständigkeit, Schlüssigkeit und Beitrag zum Projektverständnis bzw. zum Verständnis der Komplexitäten/Schwierigkeiten vor Durchführung der nächsten Schritte sichergestellt.
Output
- Einstufung des Projektes in Projektkategorien nach definierten Kriterien wie z.B. Größe, Dauer, Kosten, Bedeutung, Hintergrund, …
- Die Projektkategorien liefern Minimalanforderung an das Projektmanagement.
- Die daraus resultierenden Empfehlungen geben das richtige Maß und die Intensität des Projektmanagements für individuelle Projekte an.
- Der Projektauftrag stellt sicher, dass alle Stakeholder Einsicht in das Projekt haben.
- Dokumentation der Geschäftsanforderungen und Geschäftsziele, sowie high-level Kostenschätzung / Business Case, Schlüsselliefergegenstände, Einschränkungen, Annahmen und Abhängigkeiten, Zeitleiste, Projektorganisation und Projektrisiken.
- Initiales Planungsdokument – wird durch die Abnahme durch die Schlüsselstakeholder komplettiert. Ebenso ist der Projektauftrag Input für den Projektplan und wird in weiterer Folge durch diesen ersetzt.
Warum müssen Projekte initiiert werden?
Der Initiation Prozess beschreibt die Schritte, welche durchgeführt werden müssen, um ein Projekt ordnungsgemäß vorzuschlagen, zu analysieren, zu verifizieren, grob zu planen, zu überprüfen und schlussendlich freizugeben oder nicht freizugeben. Das letztendliche Ziel hierbei ist es, nur Projekte zu beginnen, welche tatsächlich benötigt werden, welche der Unternehmensstrategie entsprechen, welche realistisch geplant sind, welche mit ausreichend Ressourcen ausgestattet sind und welche von allen teilnehmenden Organisationen unterstützt werden. Eine ordnungsgemäße Durchführung des Initiation Prozesses erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projektes.
Liefergegenstände und Projektvorgehen
Liefergegenstände
- physische Gegenstände oder messbare Outputs der Projektaktivitäten.
- beinhalten Zwischenstände von Produkten oder Dienstleistungen, die notwendig sind, um das Endergebnis des Projekts zu erreichen
- sind immer messbar, da sie gezählt oder in einer Art überwacht werden können.
- Anmerkung: Liefergegenstände können Hardware, Software, Dienstleistungen, Prozesse, Dokumente oder jegliche Kombination hiervon sein
Projekt-Vorgehen
- das Projekt-Vorgehen wird als die “Strategie” gesehen, um das Projektziel erfolgreich zu erreichen
Allgemeines Projektvorgehen
Hints & Tipps – Initiation
- Stellen Sie sicher, dass der Projektauftrag alle notwendigen Informationen (Ziele, Hauptnutzen, Projektvorgehen etc.) enthält, da es Ihre Auftragsbasis mit dem Kunden darstellt.
- Die Einbeziehung des Projektteams und des Steuerkreises in Scoping und Planung validiert Annahmen, sorgt für Sicherheit und schafft gemeinsames Verständnis.
- Prototypen, Modelle und Simulationen machen den Projektumfang und –ziele plastisch greifbar sowie erlebbar und haben große Auswirkungen auf den Projekterfolg.
- Der Projektauftrag ist die Basis für den Projektstrukturplan. Achten Sie deshalb auf eine klare Definition der Liefergegenstände sowie verständliche Formulierungen.
- Dokumentieren Sie Annahmen und Abhängigkeiten sowie Themen, die explizit nicht Teil des Projekts („out of Scope“) sind.
Übersicht Templates
Übersicht der Templates