Supplier Planning

Für welchen Teil des Projektes werden wir von welchem Lieferanten unterstützt?

Die Aktivitäten im Rahmen des Supplier Planning Prozesses sind darauf ausgerichtet, den Bedarf an externen Ressourcen zu ermitteln und präzise darzustellen. Weiterhin werden mögliche Beschaffungswege für die externen Ressourcen identifiziert.

Input

  • Projektauftrag (in.)
  • Scope Statement (pl.)
  • Personalverfügbarkeitsplan (pl.)
  • Trainingsplan (pl.)
  • Personalbedarfsplan (pl.)
  • Kostenplan (pl.)
  • Integrierter Projektplan (pl./co.)

Prozessschritte

Der Bedarf an externen Ressourcen kann unter Einsatz des Projektplans, des Personalbedarfsplans und des Projektauftrags ermittelt werden.Zur Informationsbeschaffung können Informationsanfragen auch auf informellem Wege an potentielle Lieferanten gestellt werden.

Alle Spezifikationen (standardmäßige und funktionale) sowie Gestaltungsrichtlinien und Leistungsspezifikationen sind detailliert zu dokumentieren. Dabei sind die Sollwerte für jede Spezifikation zu definieren.

Mit der Einkaufsabteilung sind die Zuständigkeiten hinsichtlich der Verhandlungsführung mit den Stakeholdern sowie der Projektbedarf zu besprechen. Die Ermittlung potentieller Lieferanten für die jeweiligen Produkte/ Dienstleistungen sind mit Unterstützung der Einkaufsabteilung und dem Auftraggeber festzulegen.

 

  • Entwicklung / Versand eines Request for Quote (RfQ) und Sammeln der Antworten
    Zusammen mit dem Einkauf wird der Angebotsprozess durchlaufen.
  • Evaluierung der Antworten und Auswahl eines Lieferanten
    Die eingesammelten Antworten werden gegenübergestellt und auf Vollständigkeit überprüft. Danach findet ein Ranking der Lieferanten und der Angebote statt.

Output

Zur übergreifenden Projektplanung siehe Knowledge Area “Integrated Planning”

Make-or-Buy Entscheidung

Die Entscheidung über Make-or-Buy bestimmt das Ausmaß an Supplier Management für das jeweilige Projekt. Dabei können folgende Kriterien herangezogen werden:

 

  • Sind Richtlinien der Organisation vorhanden, welche auf Entscheidungen zugunsten Eigenfertigung oder Fremdbezug Einfluss nehmen (z.B. Strategie, Value Map, SOP, usw.)?
  • Welche Arbeitsergebnisse können in Eigenproduktion in der gewünschten Qualität nicht kosteneffizient erreicht werden?
  • Berücksichtigung von
    • direkten wie auch indirekten Vollkosten
    • laufenden Kosten und Einsparungen (z.B. Wartung, Support, Lizenzerneuerung)
  • Welche Arbeitsergebnisse sind zeitkritisch und können möglicherweise nicht termingerecht fertig gestellt werden?
  • Bei welchen Arbeitsergebnissen geht der Kunde von externer Beschaffung aus?
  • Ist die Auslagerung von Teilaufgaben mit Entscheidungen oder Richtlinien des Kunden und des Unternehmens im Einklang?

Hints & Tipps

  • Frühzeitige und tiefgehende Klärung des Leistungs- und Lieferverständnisses. Dazu gehört auch die frühzeitige Fixierung von Lieferqualität, -kosten und -terminen.
  • Zusammenarbeitsstrukturen und Steuerungsmechanismen gemeinsam mit dem Lieferanten vereinbaren und von Beginn an aufsetzen.
  • Verantwortlichkeiten für fachliche und Projektmanagement Themen klar definieren.
  • Den Lieferanten aktiv in das Projekt integrieren („ein Team mit einem gemeinsamen Ziel“) d. h. gemeinsame Projekträume und Meetingstrukturen schaffen, aber auch Erfolge feiern.

Übersicht Templates

Übersicht der Templates