Die meisten Unternehmen sind in punkto Projektmanagement gut aufgestellt. Sie verfügen über fundierte und standardisierte Methoden sowie gut ausgebildete und erfahrene Mitarbeitende. Dennoch kommen viele Projekte mit erheblichen Einschränkungen ans Ziel. Für Unternehmen bedeutet das in letzter Konsequenz einen erheblichen finanziellen Mehraufwand.
Die Gründe für Fehlentwicklungen sind vielschichtig:
- Gestiegene Anforderungen an Projekte und Projektleitung
- komplexe Rahmenbedingungen im Spannungsfeld zwischen Linie und Projekt
- unklare Projektaufträge und -ziele
- mangelnde Einbindung der Beteiligten
- Ressourcenüberlastung
- ständige Änderungen des Projekt-Scope
- intransparente operative Ressourcenplanung
- ungenügende Berücksichtigung unterschiedlicher kultureller Hintergründe
Diese Faktoren führen typischerweise dazu, dass sich die Planung in die Länge zieht und die Kosten somit steigen.
Von Anfang an auf der richtigen Bahn
Essenziell für den Erfolg eines Projekts ist, dass es angemessen und nachhaltig geplant wird. Genau hier setzt CPC an: Unsere Solution „Projektplanung Start Up“ befasst sich mit dem professionellen Aufsetzen von Projekten – inhaltlich, strukturell und prozessual. Es geht darum, Projekten in ihrer Startphase den richtigen Rahmen zu geben, um sie später erfolgreich in Scope, Time und Budget abzuschließen.
Zu Beginn besteht die Herausforderung darin, den Projektantrag präzise zu formulieren und die weitere Marschroute festzulegen. Dazu müssen unter anderem folgende Fragen beantwortet und in Zusammenhang gebracht werden:
- Worin besteht konkreter Handlungsbedarf und welche Ziele bzw. Inhalte gehen mit dem Projekt einher?
- Wie lauten die Abnahmekriterien?
- Welche Liefergegenstände sind zu erbringen und wie lassen sich diese auf der Zeitschiene darstellen?
- Welche Stakeholder sind vom Projekt betroffen und welche Erwartungen und Anforderungen haben sie?
- Wie zeit-, kosten- und ressourcenaufwändig ist das Projekt?
- Welche Vorgehensweise erfordert das Projekt, sodass die Ziele „in time“ und „in budget“ erreicht werden?
- Wie sind die unterschiedlichen Zuständigkeiten verteilt?
Die Kommunikation mit den Stakeholdern ist besonders wichtig
Neben diesen formalen Fragen geht es aber auch um kommunikative Aspekte, die das Management sowie weitere Stakeholder betreffen:
- Das Projektmanagement muss sicherstellen, dass Sponsoren und Steering Board hinter den Zielen und Inhalten des Projekts stehen und dieselben Ergebnisse erwarten. Transparenz ist von Beginn an einer der wichtigsten Erfolgshebel.
- Chancen und Risiken des Projekts müssen identifiziert und bewertet werden. Die Projektverantwortlichen müssen in diesem Kontext Befürchtungen, Erwartungen und Motive der unterschiedlichen Stakeholder erkennen. Darauf aufbauend gilt es, entsprechende Maßnahmen abzuleiten, die den Projekterfolg sicherstellen.
- Zudem muss geprüft werden, welche Unternehmensbereiche vom Projekt tangiert sind. Meinungsverschiedenheiten sind nur dann lösbar, wenn Vertreter:innen aller beteiligten Bereiche frühzeitig und angemessen im Projekt eingebunden sind. Einigkeit über die avisierten Projektergebnisse verringern vom Start weg Anpassungsbedarfe und verhindern damit eine Kostenexplosion. Die Einbindung der Mitarbeitenden führt auch dazu, dass sie sich stärker mit dem Projekt identifizieren.
Das Ergebnis von Projektplanung Start-Up ist die formelle Projektfreigabe sowie eine zielgerichtete Projektplanung. Weil Start-Up formale und soziale Aspekte berücksichtigt, vermeiden unsere Kunden typische Versäumnisse. Dies ist umso bedeutsamer, da sich Fehler, die bei der Initiierung und Planung eines Projekts gemacht und nicht erkannt werden, zu einem späteren Zeitpunkt potenzieren.
Somit lohnt sich eine Investition in „Projektplanung Start-Up“ um ein Vielfaches. Das gilt umso mehr, je komplexer das Projekt ist.